Uit ervaring leren we dat een vertrouwenspersoon en de preventieadviseur psychosociale aspecten vaak met elkaar worden verward. Om het onderscheid te verduidelijken hebben we voor jullie de belangrijkste verschillen en gelijkenissen tussen beide op een rijtje gezet, aangevuld met enkele interessante weetjes.
Is de aanstelling van een preventieadviseur psychosociale aspecten (PAPA) verplicht?
Ja. Elke organisatie is wettelijk verplicht om een PAPA aan te stellen. In bedrijven met minder dan 50 werknemers is dit altijd een extern persoon, iemand van Premed. Organisaties die meer dan 50 werknemers tellen, kunnen een interne of externe PAPA aanstellen of aanwerven.
Is de aanstelling van een vertrouwenspersoon (VP) verplicht?
Neen. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is niet wettelijk verplicht, maar wordt ten sterkste aangeraden. Een (interne) vertrouwenspersoon kent de organisatie immers beter dan een extern persoon en is vaak zelf beter gekend in de organisatie dan de PAPA. Hierdoor kan er via een interne vertrouwenspersoon vaak sneller op de bal worden gespeeld, waardoor conflictsituaties in de kiem kunnen worden gesmoord.
Moet de VP een opleiding volgen?
Nee, maar dit is ten sterkste aan te raden. Een bijlage aan het KB van 17 mei 2007 somt de kennis en vaardigheden op die een werknemer moet bezitten om de rol van vertrouwenspersoon op zich te kunnen nemen. Het gaat hier voornamelijk over kennis van de wetgeving, luister- en gespreksvaardigheden, interventietechnieken, deontologie en rapportering. Ook vermeldt de wetgeving dat de vertrouwenspersoon het recht heeft op de nodige opleiding. Indien hij/zij van mening is deze opleiding nodig te hebben, moet de werkgever de vertrouwenspersoon hiertoe de kans geven.
Een organisatie telt meer dan 20 werknemers en de PAPA is extern, dient de VP dan een personeelslid te zijn?
Ja, wanneer de organisaties meer dan 20 leden tellen en de PAPA iemand van Premed is, dient de VP een personeelslid te zijn. Alleen in uitzonderlijke gevallen, organisaties die minder dan 20 leden tellen of bij aanwezigheid van een interne PAPA kan de VP een extern persoon zijn.
Kan onze bedrijfsarts de rol van PAPA of VP in onze organisatie opnemen?
Neen, de bedrijfsarts kan niet tegelijkertijd ook de PAPA of de VP zijn. Gezien hij/zij misschien later een oordeel moet vellen over de arbeidsgeschiktheid van de klager of aangeklaagde, zou dit kunnen leiden tot conflicterende rollen.
Ben ik als VP beschermd tegen ontslag?
Neen. De wetgeving voorziet wel enkele maatregelen die ervoor moeten zorgen dat een VP zelfstandig kan werken. Dit betekent dat de VP bijvoorbeeld recht heeft op een passend lokaal, dat hij/zij over de nodige tijd voor de uitoefening van opdrachten dient te beschikken en de VP geen druk mag ondervinden van de werkgever, hiërarchische lijn of vakbonden. Een VP heeft beroepsgeheim en niemand mag informatie proberen los te peuteren. Kortom mag een VP geen nadeel ondervinden van zijn activiteiten als VP en heeft hij/zij rechtstreeks toegang tot de persoon belast met het dagelijks beheer van de onderneming.
Van wie hangt een VP af?
De VP hangt functioneel van de interne dient voor preventie en bescherming op het werk af. Dit wil zeggen dat men over zijn taken als VP niet rapporteert aan de ‘eigen leidinggevende’, maar aan de interne preventieadviseur. Dit kan nodig zijn voor het discreet reserveren van een lokaal, of voor een jaarlijkse anonieme rapportage over het aantal dossiers dat er is geweest. Inhoudelijk worden er geen dossiers besproken met de interne preventieadviseur.
Kan ik als VP een formeel klachtenonderzoek uitvoeren?
Neen, een VP kan alleen informeel werken. Dit kan het aanbieden van een luisterend oor zijn, gaan spreken met de hiërarchische lijn of het uitvoeren van een bemiddeling. De VP mag een formele klacht in ontvangst nemen, maar het onderzoek gebeurt door de PAPA. Kortweg is een VP gespecialiseerd in de informele procedure en een PAPA in zowel de informele als formele procedure.
Mogen slachtoffers van pesterijen rechtstreeks naar de PAPA gaan, zonder eerst contact op te nemen met de VP?
Ja, maar we raden als PAPA aan om eerst contact op te nemen met de VP. De VP heeft namelijk meer kennis van de “interne winkel”.
Kan ik in mijn arbeidsreglement dan niet zetten dat slachtoffers eerst bij de VP dienen te komen?
Neen, je kan hen daar niet toe verplichten. In sommige gevallen kan het zijn dat een werknemer verkiest om rechtstreeks naar de PAPA te stappen. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer hij de VP te goed kent, wanneer het conflict erg hoog in de hiërarchie zit of erg delicaat ligt.
Het register voor externe feiten, is dat verplicht?
Ja, elke organisatie dient over een register te bezitten waarin werknemers kunnen rapporteren wanneer ze het slachtoffer zijn geworden van pesterijen, geweld of ongewenst seksueel gedrag op het werk door derden. Derden zijn externen aan de organisatie, bijvoorbeeld leveranciers, patiënten of klanten. Als er een interne VP is, dient het register door hem/haar bijgehouden te worden. Is deze er niet, dan dient dit register door de interne preventieadviseur te worden bijgehouden.
Heeft een VP wel zin, we hebben tot slot toch allemaal al een PAPA?
Ja, de rol van VP is zeer belangrijk en nuttig. Hoe vaak zien we niet dat kleine conflicten escaleren, een mug na een tijdje een olifant wordt? Een VP kan dit voorkomen doordat hij/zij kort op de bal kan spelen. Conflicten krijgen hierdoor minder kans om uitvergroot te worden. Ook verlaagt een VP de drempel, werknemers durven meestal eerder iets te zeggen tegen een interne VP (iemand die ze kennen) dan een externe PAPA. De impact van een externe maakt het ook meteen zwaarder.
Wie zijn de PAPA’s bij Premed?
Premed beschikt over een team van 4 preventieadviseurs psychosociale aspecten: Sofie Balduyck, Annelies Geuens, Katja Janssens en Nele Sijmens. Voor alle vragen omtrent de psychosociale aspecten van het werk, kan u steeds bij hen terecht.
Indien u hieromtrent vragen heeft of u wenst een VP aan te stellen of verder op te leiden, dan kan u voor meer informatie altijd terecht op het Premed nummer 016/308.111 of onze site www.premed.be.
De eerstvolgende opleiding voor vertrouwenspersonen start op 12 oktober. Inschrijven kan via de site!