Het kantoor van de toekomst
Je bent hier:

Het kantoor van de toekomst

Laatst gewijzigd op: 22/04/2022

Deel dit artikel:

In het begin van de jaren 90 zagen kantoren er heel anders uit dan nu. Vanaf de jaren jaren ’60 kenden open kantoren een opmars door een toenemende nood aan flexibiliteit en samenwerking. Tegenwoordig doen meer en meer bedrijven aan “flex” werken of “activity based” werken. Mogelijks heeft de recente pandemie een invloed op ons toekomstbeeld. Hoe zal het kantoor van de toekomst eruit zien?

De meeste bedrijven zullen willen blijven telewerken. Het thuiswerken wordt door vele werknemers als een gemak ervaren. Begin 2020 zijn we heel snel gaan thuiswerken, maar de kantooromgeving is in vele gevallen nog niet veranderd. Ondertussen is het tijd om na te denken hoe we het werken op kantoor structureel gaan organiseren en inrichten.

Organisatie

Volgens het onderzoek van Daniel David, Ph.D en senior researcher, bestaan er momenteel vijf kantoormodellen:

  1. De situatie zoals het was: werknemers keren volledig terug naar kantoor.
  2. Clubhouse: een hybride model waarbij werknemers op sommige dagen terugkeren naar kantoor en de andere dagen van thuis werken.
  3. Activity based werken: werknemers werken op kantoor, maar hebben geen toegewezen bureau. De werklocatie varieert. Bij een clubhouse (hybride) model zouden er nog maar 5 bureaus nodig zijn voor 10 werknemers.
  4. Hub and Spoke: werknemers werken vanuit satellietkantoren dicht bij hun woonplaats.
  5. Volledig virtueel: werknemers werken volledig van thuis of op een andere plek.

De meeste werknemers geven de voorkeur aan het hybride clubhouse model. Het is belangrijk dat er wordt geluisterd naar de noden van de werknemers. Hou er als organisatie bovendien rekening mee dat een deel van de werknemers nog voltijds op kantoor zal werken.

Het clubhouse model – het model van de toekomst

Geconcentreerd werken kan van thuis gebeuren, maar ook op kantoor moet deze mogelijkheid aanwezig zijn. Het is onrealistisch om te denken dat in het kantoor van de toekomst geen concentratiewerk meer wordt gedaan. De basiswerkplek moet stil zijn en moet geconcentreerd werk toelaten. Vergaderingen en calls gebeuren in aparte ruimtes. Bij voorkeur worden maximaal vier personen per ruimte voorzien. Dit principe stapt af van de open “kantoortuin”. Mensen willen een kantoor met minder prikkels. In de toekomst zullen gemeenschappelijke ruimtes kleiner zijn of uit eilanden bestaan die worden afgescheiden met wanden.

De basiswerkplek zal geen pure zit-werkpost meer zijn. Langdurig zitten is ongezond en afwisseling met staand werken is dus de norm. Dit vereist allereerst een cultuurverandering in de organisatie: managers die het goede voorbeeld geven en regelmatig rechtstaan tijdens vergaderingen, lunchwandelingen en beweegcampagnes, een fitnessabonnement voor werknemers, stappentellers, het installeren van lockers, een fietsenstalling met herstelmateriaal enzovoort. Vervolgens kan meubilair worden aangekocht dat beweging en staand werken stimuleert.

Het kantoor van de toekomst zal een ontmoetingsplek zijn en mag dus ook zo worden ingericht. De refter kan polyvalent worden ingericht zodat er naast pauzeren ook bezoekers ontvangen kunnen worden. Daarnaast kunnen loungeplekken worden voorzien. Let er wel op dat deze ruimtes ver genoeg van de basiswerkplek verwijderd zijn om geconcentreerd werken mogelijk te maken.  

Online calls kunnen thuis gebeuren, maar het zal ook voorkomen dat deze online vergadermomenten tussendoor op kantoor plaatsvinden. Voorzie ruimtes waar men kan bellen of online kan vergaderen. Denk hierbij aan aparte cellen, een soort telefoonboots. Het lawaai afkomstig van deze belwerkplekken mag de basiswerkplek niet storen.

Ten slotte zal het kantoor van de toekomst volop gebruikt worden om samen te werken. Vergaderzalen zullen belangrijker worden en dus meer oppervlakte innemen. Richt de vergaderzalen in op basis van hun doel: formeel, informeel, brainstorm, opleiding, overleg… Zorg voor afwisseling tussen zittend en staand/bewegend vergaderen.

Technologie

Creëer een aangename werkomgeving op kantoor. Gebruik de meest recente technologieën (en stand van kennis) op vlak van ventilatie-, klimaat- en verlichtingssystemen en beheer deze systemen nadien als een goede huisvader (of moeder). Wellicht zijn ten opzichte van vroeger een hoger ventilatiedebiet, verminderde recirculatie en dus meer verse lucht en betere filters wenselijk. Kies voor geïntegreerde verlichting, aangepast aan het menselijk bioritme. Het plafond, de wanden, de vloer en de kasten dienen bovendien maximaal het geluid te dempen. Het plaatsen van tussenschotten tussen bureaus zal in vele gevallen ontoereikend zijn en het dieptezicht beperken.

Verlies de thuiswerkplek niet uit het oog

Bij een hybride systeem is structureel telewerk (minimum een dag per week) van toepassing. Daarbij neemt het belang van een gezonde thuiswerkplek toe. Dezelfde omstandigheden op kantoor zou men ook thuis moeten kunnen realiseren. Werknemers moeten geïnformeerd worden en dienen te beschikken over ergonomisch materiaal. Een apart toetsenbord en muis, groot scherm, bureaustoel en tafel op hoogte zijn een must.

Betrek de interne en externe preventieadviseur al van bij het ontwerp. Ook bij renovaties of bij het aankopen van nieuw meubilair is dit de eerste stap. Laat je door Premed adviseren of voorzie een opleiding. Daarnaast kunnen we risicoanalyses uitvoeren om na te gaan of je goed bezig bent en om actiepunten te identificeren. Ons team van preventieadviseurs arbeidsveiligheid, ergonomie, psychosociale aspecten en arbeidshygiëne staat voor je klaar.