Tips om efficiënt te werken ondanks informatie overload
Je bent hier:

Tips om efficiënt te werken ondanks informatie overload

Laatst gewijzigd op: 26/09/2018

Deel dit artikel:

Mensen krijgen op een dag grote hoeveelheden informatie over zich heen, afkomstig van verschillende bronnen. Enerzijds komen vele berichten binnen en voelt men de nood om hier onmiddellijk op te antwoorden. Anderzijds heeft men moeite met het terugvinden van nuttige informatie. Soms ziet men hierdoor het bos door de bomen niet meer. Informatiebeheer is daarom van groot belang om efficiënt te kunnen werken. In dit artikel worden enkele tips aangehaald die je hierbij kunnen helpen.

Bekijk je inbox maximum een vijftal keer per dag en doe dit op vaste tijdstippen.

Doe je dit niet, dan ben je de hele dag met mails bezig en blijft je geplande werk liggen.

  • Stel eventueel een afwezigheidsassistent in met de vermelding dat je voor drinkende zaken telefonisch bereikbaar bent.

Ruim je inbox op en bewaar het overzicht.

  • Gebruik je inbox als takenlijst. Behandelde e-mails sleep je best weg naar een andere map zodat je een overzicht behoudt van je taken.
  • Verwijder mails die je niet wil lezen of bewaren (kalender uitnodigingen, reclame,…).
  • Informatieve mails die je later opnieuw nodig hebt, laat je best niet in je overzicht staan. Je plaatst ze beter in een aparte map.
  • Mails die je binnen enkele minuten kan beantwoorden, behandel je best meteen. Als je dit uitstelt, verlies je tijd met zoeken.
  • Beslis op basis van de inhoud wat je wil doen met de overige mails. Plaats deze in gepaste mappen en gebruik vlaggen of labels om prioriteiten aan te duiden.
  • Pas de instellingen zo aan dat je nieuwbrieven en CC mails automatisch in de juiste mappen terecht komen.
  • Bewaar enkel je eigen taken in je inbox. Als je de taken van iemand anders wil opvolgen, sleep de betreffende mails dan naar een map op naam van deze persoon.
  • Als een reeks e-mails over hetzelfde onderwerp gaan, bewaar dan enkel de meest recente in je inbox. Archiveer de rest in de gepaste map.
  • Maak niet teveel aparte mappen aan. Je kan altijd beroep doen op de zoekfunctie om snel een onderwerp terug te vinden.
  • Rangschik je mappen alfabetisch.
  • Overloop je inbox dagelijks om na te gaan of je bepaalde taken kan afvinken en mails naar mappen kan slepen.
  • Bewaar mails niet te lang in je inbox. Als je een taak niet binnen de twee maanden hebt uitgevoerd, wordt het tijd om dit af te ronden of om de mail te verwijderen of te verplaatsen naar een andere map.  

Maak dagelijks een realistische planning.

  • Maak een onderscheid tussen hoofd- en bijzaken.
  • Maak een lijst van taken die je tussendoor wil doen. Taken die meer dan 30 minuten vereisen, worden niet in deze lijst opgenomen. Deze plan je in je agenda.
  • Vink taken en projecten af die je hebt voltooid. Dit geeft een goed gevoel.
  • Werk één ding af voor je aan het volgende begint.
  • Voorzie tijd in je planning voor randtaken zoals administratie, mails, opruimen,…
  • Plan voorbereidings- en verslagtijd in voor grote projecten.
  • Kijk op het einde van de werkdag even terug op je dag en ga na wat je hebt kunnen afwerken.
  • Bekijk op vrijdag kort de planning van volgende week. Dit zorgt ervoor dat je maandag mentaal bent voorbereid.

Digitaliseer je documenten.

Door het gebruik van de zoekfunctie kan je sneller informatie terugvinden. Bovendien ziet je bureau er opgeruimder uit.

Laat je tijdens het werk niet afleiden door andere media.

  • Leg je privé gsm buiten bereik.
  • Installeer enkel apps noodzakelijk voor het werk op je werktoestel.
  • Controleer je social media kanalen op vaste momenten: ’s morgens, ’s middags en ’s avonds.
  • Blokkeer social media sites zodat je niet in de verleiding komt om deze te raadplegen.
  • Schakel internet op je smartphone uit of zet je vliegtuigmodus aan wanneer je werkt.
  • Stel de geluidinstellingen zo in dat je oproepen hoort. Op die manier kijk je niet constant op je toestel om te controleren of je gemiste oproepen hebt. Schakel andere meldingen uit.

Kies voor jezelf welke tips bij jou passen en je zal zien dat je heel wat productiever zal zijn gedurende je werkdag.