Politique de confidentialité et procédure de signalement

Partie 1 : Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité a été élaborée en tenant compte du Règlement européen relatif à la protection des données (ou « RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données ») – Règlement 2016/679 du 27 avril 2016. Ce Règlement sera directement applicable en Belgique à partir du 25 mai 2018.

1. Généralités

Premed asbl, dont le siège social est situé Tiensevest 61 – boîte 2, 3010 Leuven, avec le numéro d'entreprise 0410.064.629, respecte la vie privée de tous les employeurs affiliés et de leurs employés, ainsi que des utilisateurs de notre site web, et veille à ce que les informations personnelles que l'employeur et/ou l'employé nous communiquent soient traitées de manière confidentielle. Ces données sont traitées dans le but de garantir une prestation de services optimale en matière de santé, de sécurité, d'hygiène du travail, d'ergonomie et d'aspects psychosociaux.

Dans le cadre de la législation RGPD, nous souhaitons informer, respecter et donner le contrôle à nos clients et aux utilisateurs de notre site web autant que possible sur ce qui arrive à leurs données. Vous trouverez ci-dessous des informations sur les données que nous collectons, pourquoi, combien de temps et comment vous avez le contrôle sur celles-ci.

Cette politique de confidentialité fait partie intégrante de l'Accord Principal entre Premed et le client. Toute dérogation à cette politique de confidentialité n'est valable que si les deux parties ont donné leur accord écrit à cet égard.

Dans la relation avec les employés du client, Premed doit être considéré comme le responsable du traitement conformément à l'avis du COPREV du 26/01/2018. Cela signifie que Premed est elle-même responsable du respect des obligations du RGPD (art. 5, 2° RGPD) dans la relation avec les employés de ses clients.

2. Qui est protégé par cette politique de confidentialité ?

Cette politique de confidentialité s'applique à tous nos clients actuels et anciens ; c'est-à-dire à tous les employeurs, établis dans l'UE, dont Premed détient un contrat d'affiliation signé et à leurs employés actuels, mais aussi anciens (personnes physiques).

3. Que signifie ‘traitement des données’ et qui en est responsable ?

Par ‘traitement des données’, nous entendons la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la mise à jour, la complétion, la modification, la consultation, l'utilisation, la combinaison, l'archivage, la suppression ou, finalement, la destruction de données personnelles.

Premed asbl est responsable du traitement des données personnelles des employés des employeurs affiliés. Nos employés sont tenus de respecter la confidentialité de vos données.

Sous-traitants:

  • L'employeur affilié et son personnel désigné ont accès via l'extranet aux données générales (donc pas d'informations confidentielles médicales/psychiques/personnelles) de son propre personnel, en respectant le Règlement européen relatif à la protection des données (ou « RGPD ; Règlement Général sur la Protection des Données ») du 27 avril 2016.
  • L'autorité publique
    • FEDRIS : données personnelles dans le cadre des déclarations de maladies professionnelles, remboursement des examens médicaux des stagiaires, remboursement des vaccins
    • Vaccinnet : données personnelles dans le cadre des vaccinations
    • L'agent chargé de la surveillance
    • Le ministère public
    • ...
  • Analyses de laboratoire
  • Médecins traitants et le médecin conseil de la mutualité dans le cadre d'un dossier de réintégration

4. Quelles données traitons-nous ?

  • Données personnelles générales :
    • telles que mentionnées sur la carte d'identité : nom, prénom, adresse, nationalité, date de naissance, photo, lieu de naissance, numéro de registre national
    • données personnelles supplémentaires : employeur, numéro de téléphone, langue, adresse e-mail, ancienneté dans l'entreprise, ancienneté dans la fonction, poste de travail, race, état civil, le cas échéant : type de permis de conduire
  • Données médicales au sens le plus large, y compris : données relatives à la santé physique et mentale, analyses de laboratoire, vaccinations, maladies professionnelles, poids, IMC, mode de vie,...
  • Photos et/ou vidéos de situations de travail ou de moments de formation et données personnelles des participants aux moments de formation. 

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Dans l'intérêt des employés, toutes les données sont conservées jusqu'à 30 ans après l'atteinte de l'âge normal de la retraite. Les données personnelles peuvent être conservées plus longtemps à des fins statistiques ou dans le cadre de recherches scientifiques ou historiques, auquel cas les données seront anonymisées autant que possible.

6. À quoi utilisons-nous ces données ?

6.1. Exécution des services de l'entreprise

Les données personnelles sensibles (plus explicitement : « Données de santé ») sont traitées légalement par le sous-traitant sur la base de l'article 9, b) et h) du RGPD ;

b) le traitement est nécessaire à l'exécution des obligations et à l'exercice des droits spécifiques du responsable du traitement ou de la personne concernée dans le domaine du droit du travail et du droit de la sécurité sociale et de la protection sociale, dans la mesure où il est autorisé par le droit de l'Union ou le droit des États membres ou par une convention collective en vertu du droit des États membres offrant des garanties appropriées pour les droits fondamentaux et les intérêts fondamentaux de la personne concernée.

La prestation de services est principalement régie par le Code du bien-être au travail.

h) le traitement est nécessaire à des fins de médecine préventive ou de médecine du travail, à l'évaluation de la capacité de travail de l'employé, aux diagnostics médicaux, à la fourniture de soins de santé ou de services sociaux ou de traitements, ou à la gestion de systèmes et services de soins de santé ou de systèmes et services sociaux, en vertu du droit de l'Union ou du droit des États membres, ou en vertu d'un contrat avec un professionnel de la santé et sous réserve des conditions et garanties mentionnées au paragraphe 3. Les données personnelles sensibles traitées par le sous-traitant concernent des Données de santé ; c'est-à-dire le poids, l'IMC, l'aptitude (in)au travail mentionnée sur le FGB (Formulaire d'Évaluation de la Santé) ou le FRIB (Formulaire d'Évaluation de Réintégration), les données médicales, les données psychologiques, les blessures après un accident de travail grave, le mode de vie de la personne concernée, ....

Premed garantit que vos données personnelles :

  1. sont traitées de manière licite, loyale et transparente
  2. sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes
  3. sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées
  4. sont exactes et, si nécessaire, tenues à jour
  5. en cas de recherches scientifiques : sont conservées sous une forme qui ne permet pas l'identification de la personne concernée

6.2. Fins de marketing

Concernant le traitement des Données Personnelles à des fins de marketing, le responsable du traitement peut s'appuyer sur une base légale (considérant 47 du RGPD). Au bas de chaque envoi, vous trouverez la possibilité de vous désabonner.

6.3. Recherches scientifiques

Premed garantit que les rapports de groupe, y compris la recherche scientifique, historique ou statistique, sont réalisés de manière anonyme au moyen de la pseudonymisation et du chiffrement des données personnelles (art. 89 RGPD).

7. Comment protégeons-nous vos données ?

Premed garantit avoir mis en œuvre des mesures techniques ou organisationnelles appropriées pour assurer une sécurité adéquate des données personnelles. Les données personnelles sont notamment protégées contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels.

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

8.1. Droit d'accès

Toute personne physique a le droit de consulter ses données personnelles. Pour ce faire, vous pouvez contacter Premed.

Attention ! L'accès aux dossiers médicaux n'est pas donné directement à l'employé, mais à son médecin traitant. Ceci est conforme à l'avis de l'Ordre des Médecins du 07/09/1996.

8.2. Droit de rectification

Toute personne physique a le droit de faire modifier ses données dans nos systèmes.

8.3. Droit à l'effacement

Le droit à l'effacement ne peut pas être exercé dans la plupart des cas, car le traitement est basé sur une base légale.

8.4. Droit d'opposition au traitement de vos données à des fins de marketing direct

Au bas de chaque envoi, vous trouverez la possibilité de modifier vos données ou de vous désabonner.

8.5. Comment pouvez-vous contacter Premed pour exercer ces droits ?

  • Tél : 016308111
  • Fax : 016308110
  • Courriel : info@premed.be
  • Adresse : Tiensevest 61-bus 2, 3010 LEUVEN

9. Portabilité des données personnelles en cas de changement de Service Externe par le client

9.1. Département Surveillance Médicale

Le transfert des dossiers de santé est régi par le Code du bien-être au travail, Livre I, Titre 4, Section 4.

Le dossier de santé se compose de quatre parties différentes :

  • les données socio-administratives relatives à l'identification de l'employé et de son employeur
  • l'anamnèse professionnelle et les données médicales personnelles objectives, établies à l'aide des actes obligatoires effectués lors des examens médicaux préventifs. Ces données personnelles sont liées au poste de travail ou à l'activité de l'employé
  • les données spécifiques de nature personnelle établies par le médecin du travail lors des examens médicaux préventifs et réservées à ce dernier médecin
  • les données d'exposition de chaque employé qui est affecté à un poste de travail ou à une activité où il est exposé à des agents biologiques, physiques ou chimiques.

Le dossier de santé ne contient aucune information concernant la participation à des programmes de santé publique non liés à la profession.

Le transfert des données médicales s'effectue sous la responsabilité du médecin dirigeant le département chargé de la surveillance médicale (directeur de la surveillance médicale).

Pour le transfert des dossiers médicaux, le directeur de la surveillance médicale du nouveau service externe doit adresser un courrier au directeur de la surveillance médicale du responsable du traitement, demandant le transfert des données. Ce n'est qu'après réception de la demande que les dossiers demandés sont effectivement transférés.

9.2. Département Risques Psychosociaux (Gestion des Risques)

Le transfert de ces données personnelles est régi par l'article 34 du Code du bien-être au travail, livre I Titre 3 Prévention des risques psychosociaux au travail.

Lorsque le client change de service externe de prévention et de protection au travail, le transfert du dossier individuel est réglé comme suit :

Lorsque la demande d'intervention psychosociale formelle est en cours de traitement au moment du changement :

  • le conseiller en prévention aspects psychosociaux informe le demandeur et l'autre personne directement concernée, dès que possible, du fait que le service externe pour lequel il exerce ses missions ne sera plus compétent pour le traitement de la demande
  • le client communique au conseiller en prévention aspects psychosociaux auprès duquel la demande a été introduite, à sa demande, les coordonnées du nouveau service externe
  • le conseiller en prévention aspects psychosociaux auprès duquel la demande a été introduite, transmet le dossier individuel au conseiller en prévention aspects psychosociaux du nouveau service externe
  • le conseiller en prévention aspects psychosociaux du nouveau service externe informe le demandeur et l'autre personne directement concernée qu'il prend en charge le traitement de la demande.

Lorsque le traitement de la demande d'intervention psychosociale formelle est clos au moment du changement de service externe de prévention et de protection au travail :

Le conseiller en prévention aspects psychosociaux du nouveau service externe peut, lorsque cela est nécessaire à l'exécution de ses missions, obtenir une copie du dossier individuel du conseiller en prévention aspects psychosociaux auprès duquel la demande a été introduite.

Le transfert du dossier individuel se fait dans des conditions garantissant le secret professionnel.

10. Qu'en est-il de notre site web & des cookies ?

Pour que notre site web fonctionne correctement, nous devons parfois placer de petits fichiers sur votre ordinateur, appelés cookies. La plupart des grands sites web le font.

Un cookie est un petit fichier texte qu'un site web stocke sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous visitez le site. Ainsi, le site web se souvient des pages que vous avez visitées et de vos préférences afin que vous n'ayez pas à les saisir à chaque visite du site.

Ce que nous stockons dans les cookies :

  • préférences d'affichage, telles que la couleur de contraste et la taille de la police
  • si vous avez répondu à une enquête sur notre site (pour que nous ne le demandions pas à nouveau)
  • si vous acceptez ou non l'utilisation de cookies sur notre site
  • pour suivre les statistiques d'utilisation du site web
  • si vous acceptez ou non notre politique de confidentialité

Les cookies sur notre site utilisent également des composants pour établir des statistiques anonymes sur la façon dont vous avez trouvé notre site web et les pages que vous avez consultées.

Ce site web fonctionne également sans cookies, mais il est alors moins convivial. Vous pouvez donc supprimer ou bloquer les cookies, mais certaines parties du site ne fonctionneront pas (correctement).

Les informations collectées par les cookies ne sont pas utilisées pour vous identifier et nous ne partageons pas les données statistiques avec des tiers. Ces cookies ne sont pas non plus utilisés à des fins autres que celles décrites ci-dessus.

Comment en savoir plus et que pouvez-vous faire avec les cookies ?

Vous pouvez toujours contrôler et/ou supprimer les cookies. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet sur aboutcookies.org. Vous pouvez supprimer tous les cookies de votre ordinateur et vous pouvez configurer votre navigateur pour que les cookies soient bloqués. Cela signifie cependant que vous devrez ensuite réinitialiser vos préférences à chaque visite et que certaines parties du site web ne fonctionneront pas (correctement).

11. Mesures en cas de violation des données personnelles

Le responsable du traitement (Premed) a l'obligation de signaler les violations de la sécurité des données personnelles, dans les 72 heures, à l'autorité de contrôle belge compétente. Sauf s'il n'est pas probable que la violation de données personnelles n'entraîne pas de risque pour les droits et libertés de la ou des personnes concernées.

L'obligation susmentionnée s'applique également si le responsable du traitement, par exemple au moyen du dépôt d'une plainte par une personne concernée, a effectivement pris connaissance d'une violation des données personnelles chez un sous-traitant désigné ou un tiers.

Si la violation de données personnelles est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques, le client communique sans délai la violation de données personnelles à la ou aux personnes concernées, conformément à l'article 34 du RGPD.
Tant le client que le responsable du traitement coopèrent avec l'autorité de contrôle belge compétente pour fournir les informations nécessaires et limiter les conséquences de la violation.

Pour plus d'informations sur notre politique de confidentialité ou pour des plaintes concernant votre vie privée, y compris l'exercice de votre droit d'accès, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) via dpo@premed.be.

 

Partie 2 : Réglementation sur les lanceurs d'alerte


Conformément à la réglementation belge sur les lanceurs d'alerte, Premed a mis en place les canaux de signalement nécessaires pour révéler les abus au sein de l'organisation (ancienne). De cette manière, ceux-ci peuvent être détectés et traités à un stade précoce.
Dans le même temps, une protection efficace est offerte aux lanceurs d'alerte.

Qui peut déposer un signalement


Toute personne ayant obtenu, dans le cadre d'une relation de travail, des informations sur des abus peut faire un signalement. Le lanceur d'alerte peut être un (ancien) employé, un candidat, un bénévole, un stagiaire ou un indépendant travaillant dans l'entreprise, un actionnaire, un administrateur, mais aussi une personne travaillant sous la supervision et la direction de sous-traitants et de fournisseurs, etc.
Les personnes n'ayant pas de relation de travail avec Premed ne peuvent pas faire de signalement. Elles peuvent cependant déposer une plainte, ce qui n'est pas la même chose qu'un signalement. Les clients de Premed ou leurs employés ne peuvent donc pas faire de signalement via cette réglementation sur les lanceurs d'alerte. Ils peuvent déposer leur plainte concernant les services de Premed via l'adresse e-mail générale info@premed.be. Premed est certifié ISO (ISO 9001) et traitera cette plainte de manière appropriée.

Procédure chez Premed ASBL


Si un lanceur d'alerte souhaite utiliser le régime des lanceurs d'alerte, il peut exprimer sa préoccupation de l'une des manières suivantes :
•    Lettre formelle ou anonyme à :
Premed Lanceur d'alerte
Tiensevest 61 / 2
3010 Louvain ;
•    Par e-mail à klokkenluider@premed.be ;
•    Via le canal de signalement externe mis en place par le gouvernement, directement ou parallèlement au signalement à Premed : www.federaalombudsman.be/nl/klokkenluiders.

Les préoccupations sont de préférence présentées avec le contexte nécessaire des préoccupations, la ou les raisons pour lesquelles le lanceur d'alerte est préoccupé et avec les données ou pièces justificatives appropriées si disponibles.
Le Lanceur d'alerte reçoit une preuve du signalement dans les sept jours conformément à l'obligation légale.

Protection pour le lanceur d'alerte


Premed ASBL a le devoir de protéger adéquatement le lanceur d'alerte. Par conséquent, les représailles contre un employé qui signale une violation de bonne foi ne seront pas tolérées.
Premed ASBL s'engage également à préserver au mieux la confidentialité et offre l'assurance que tous les signalements feront l'objet d'une enquête et d'une conclusion appropriées via un processus efficace.