Nous vous donnons déjà quelques explications sur ces documents.
1. La dernière version du règlement de travail avec les procédures psychosociales internes
Dès que vous engagez un travailleur, vous êtes légalement tenu d'établir un règlement de travail. Celui-ci présente un aperçu des droits et devoirs mutuels entre votre travailleur et vous-même en tant qu'employeur, tels que les heures de travail, les jours de congé et la réglementation en cas de maladie. Tenez compte du fait que l'inspection du travail, lors de l'examen de votre règlement de travail, accorde une attention particulière à la procédure interne appliquée par votre entreprise pour la prévention des risques psychosociaux.
2. L'accord unanime préalable du comité de concertation compétent concernant les procédures psychosociales internes
Les procédures internes décrites ci-dessus doivent être acceptées à l'unanimité par le comité de concertation compétent (comité pour la prévention et la protection au travail, délégation syndicale ou participation directe) avant de pouvoir être ajoutées au règlement de travail. Cet accord a probablement été consigné dans le procès-verbal de cet organe de concertation. L'inspection demande de le retrouver et de le présenter.
3. L'accord unanime préalable de la représentation des travailleurs du comité pour la désignation de la personne de confiance interne et du conseiller en prévention interne aspects psychosociaux (si désigné)
Une personne de confiance interne ne peut être désignée qu'avec l'accord unanime de la représentation des travailleurs du comité (pour la prévention et la protection au travail). Si vous ne disposez pas d'un CPPT, cela est transféré à la délégation syndicale ou, si celle-ci n'est pas non plus présente dans votre organisation, à la participation directe des travailleurs.
Si vous avez désigné une ou plusieurs personnes de confiance internes, l'accord de désignation devrait se trouver dans le procès-verbal du comité. Ici aussi, l'inspection demande de le retrouver et de le présenter.
Un nombre limité d'entreprises ont également désigné un conseiller en prévention interne pour les aspects psychosociaux. Les mêmes règles de désignation s'appliquent. Si, pour la prévention des risques psychosociaux, vous faites appel à l'expertise de Premed (conseiller en prévention externe pour les aspects psychosociaux), il n'est pas nécessaire d'avoir un accord unanime.
4. La formation suivie et la supervision annuelle de la personne de confiance
Lorsqu'une personne de confiance est désignée, elle doit suivre une formation de base obligatoire dans les 2 ans suivant sa désignation. Ensuite, chaque personne de confiance doit assister à un moment de supervision annuel au minimum. L'inspection demande de démontrer que votre ou vos personne(s) de confiance l'ont suivie.
- Votre personne de confiance a-t-elle suivi cette formation chez Premed et/ou a-t-elle participé à des moments de supervision organisés par Premed ? Dans ce cas, vous trouverez toutes les attestations de participation sur notre portail employeur (listes et rapports). Les personnes de confiance elles-mêmes peuvent également les retrouver en se connectant à leur portail personnel d'employé de Premed.
5. Le registre des faits de violence, de harcèlement et de comportement sexuel indésirable commis par des tiers (fournisseurs, citoyens, clients, patients, …) pendant l'exécution du travail
Chaque employeur doit disposer d'un registre où des signalements peuvent être consignés si vos travailleurs devaient être victimes de comportements transgressifs de la part de tiers. Ce registre est généralement conservé par la personne de confiance. Dans le cas peu fréquent où aucune personne de confiance interne n'est désignée, mais qu'un conseiller en prévention interne pour les aspects psychosociaux l'est, c'est lui qui conserve le registre. Si vous n'avez désigné ni personne de confiance interne, ni conseiller en prévention interne pour les aspects psychosociaux, ce registre est conservé par le conseiller en prévention interne de votre organisation.
- Un modèle de registre pour les faits de tiers est disponible sur le portail employeur de Premed.
6. L'analyse générale des risques psychosociaux
En tant qu'employeur, vous êtes tenu de réaliser une analyse globale des risques psychosociaux liés au travail. Tous les aspects de la situation de travail susceptibles de générer du stress ou d'autres formes de mal-être sont mesurés et analysés. La législation prescrit certaines exigences auxquelles cette analyse doit satisfaire. L'inspection demande de mettre à disposition le rapport de votre analyse des risques la plus récente.
- N'avez-vous pas encore effectué cette analyse des risques ou n'est-elle plus à jour ? Vous trouverez plus d'informations dans la fiche d'information ‘analyse des risques psychosociaux’ sur le portail employeur de Premed
7. La communication des résultats de cette analyse des risques à votre comité et les avis de votre comité et les mesures prises suite à cette analyse des risques
Les résultats de l'analyse des risques décrite ci-dessus doivent être partagés avec le comité pour la prévention et la protection au travail (ou, si votre entreprise ne dispose pas de comité, la délégation syndicale ou la participation directe des travailleurs). Les membres du CPPT peuvent donner des avis sur les mesures de prévention à prendre, sur la base de cette analyse. Enfin, l'employeur doit établir un plan d'action, sur la base des résultats et des avis du CPPT. Celui-ci décrira les mesures qui seront prises pour aborder les risques identifiés.
Tant le rapport du comité démontrant que les résultats ont été présentés, que le plan d'action élaboré suite à l'analyse des risques, doivent être tenus à votre disposition.
8. Le plan global de prévention avec le volet psychosocial et le plan d'action annuel de l'année en cours
Après une analyse des risques, l'étape suivante consiste à élaborer des mesures de prévention. Celles-ci sont intégrées dans un plan global de prévention que vous établissez, avec le soutien de votre conseiller en prévention interne ou externe, pour une période de cinq ans .
Avec le plan d'action annuel, vous réalisez la traduction pratique et décrivez les actions concrètes que votre entreprise entreprendra l'année à venir pour réaliser le plan de prévention.
9. L'évaluation annuelle de la politique psychosociale et la communication des résultats au comité
La législation exige d'évaluer annuellement votre politique de prévention psychosociale. Vous pouvez vous baser pour cela sur les actions que vous avez définies précédemment dans le plan d'action annuel et les évaluer une par une. Il est préférable d'en conserver une trace écrite, qui pourra être présentée à l'inspecteur.
Les résultats de cette évaluation doivent en outre être communiqués au comité pour la prévention et la protection au travail (ou, s'il n'y a pas de comité dans votre entreprise, à la délégation syndicale ou à la participation directe des travailleurs). L'inspection demande également de démontrer que cela a été fait.
10. L'information et la formation des travailleurs et de la ligne hiérarchique
Enfin, en tant qu'employeur, vous devez toujours informer sur la politique vos travailleurs et la ligne hiérarchique et les former si nécessaire. Pensez aux sessions d'information sur la procédure RPS, aux sessions d'information sur le respect au travail, le stress ou le burn-out, à la formation des managers sur la gestion de la consommation d'alcool et de drogues liée au travail, à la formation des managers sur la conduite d'entretiens sur le stress, aux sessions de feedback sur les résultats de l'analyse des risques psychosociaux et le plan d'action qui en a découlé, etc.
