De rol van vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon (VP) is een medewerker die officieel is aangeduid als aanspreekpunt voor psychosociale moeilijkheden op het werk en hiervoor een specifieke opleiding heeft gevolgd. 

Een vertrouwenspersoon op het werk biedt een veilige plek voor medewerkers om psychosociale moeilijkheden zoals stress en ongewenst gedrag te bespreken. De vertrouwenspersoon vormt daarmee een belangrijke schakel in het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving.

Het takenpakket van een vertrouwenspersoon 

Hij/zij luistert, adviseert en bemiddelt eventueel bij situaties van onwelzijn op de werkvloer. Bijvoorbeeld bij grensoverschrijdend gedrag (waaronder pesterijen, geweld, discriminatie en ongewenst seksueel gedrag), conflicten of een te hoge werkdruk. 

De vertrouwenspersoon kan de dialoog op gang brengen bij conflicten tussen medewerkers, en gesprekken aangaan met leidinggevenden, HR, enz. om een oplossing te vinden voor de problemen die zich stellen. Hij/zij tracht in alle discretie situaties te erkennen, werkt toekomstgericht en heeft een objectieve en onpartijdige houding. 

De vertrouwenspersoon is gebonden aan geheimhoudingsplicht. Alles blijft dus vertrouwelijk, ook voor de werkgever. Dit zorgt voor een veilige omgeving, waarin werknemers openlijk hun zorgen kunnen uiten.

Daarnaast werken vertrouwenspersonen ook mee aan het collectief psychosociaal preventiebeleid.

Vertrouwenspersoon vs preventieadviseur psychosociale aspecten

De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en vertrouwelijke ondersteuning aan individuele medewerkers die met problemen of vragen zitten. Ze werken volledig autonoom, maar kunnen voor advies altijd terecht bij een externe preventieadviseur psychosociale aspecten.

De preventieadviseur psychosociale aspecten (PAPA) heeft gezien zijn expertise een bredere rol en richt zich, naast de ondersteuning van medewerkers, ook op het voorkomen van psychosociale risico's op het niveau van de organisatie. Dit omvat het identificeren en analyseren van risico's, het adviseren over preventieve maatregelen en het ondersteunen van de organisatie bij het implementeren van een beleid rond psychosociale aspecten.

Man heeft vertrouwelijk gesprek met vertrouwenspersoon

Wetgeving: is een vertrouwenspersoon verplicht?

De aanstelling van een interne vertrouwenspersoon op het werk is verplicht in volgende gevallen:

  • De onderneming telt 50 werknemers of meer 
  • De onderneming telt minder dan 50 werknemers en de werknemersafvaardiging vraagt hierom 

Van zodra je onderneming 20 werknemers telt, dient minstens 1 vertrouwenspersoon deel uit te maken van het eigen personeel. Deze verplichting geldt enkel als de preventieadviseur psychosociale aspecten behoort tot een externe dienst, zoals Premed. Meer weten? Lees er alles over in onze blog. 

Wie is geschikt als vertrouwenspersoon?

Niet alle functies komen in aanmerking om de rol als vertrouwenspersoon op te nemen. Omwille van de neutraliteit mag deze rol wettelijk niet worden opgenomen door:

  • De arbeidsarts van de onderneming 
  • Een lid van de ondernemingsraad (OR)/hoog overlegcomité (HOC) 
  • Een lid van het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) of het basisoverlegcomité (BOC) 
  • Een kandidaat voor de sociale verkiezingen 
  • Een vakbondsafgevaardigde 
  • Een leidinggevende 

Welke vaardigheden heeft een vertrouwenspersoon nodig? 

Om ervoor te zorgen dat medewerkers de interne vertrouwenspersoon in een vroeg stadium durven en willen aanspreken, is het belangrijk dat deze persoon bekend staat als discreet en neutraal. 

Een vertrouwenspersoon die vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelt, dossiers discreet beheert en zich onpartijdig en neutraal opstelt, zal makkelijker kunnen interveniëren om zo escalaties te vermijden. Ook goede communicatieve vaardigheden en een analytische kijk op de zaken zijn zeker aan te raden.

En dan zijn er nog enkele praktische aspecten die best in overweging worden genomen. Zo is de geschikte kandidaat best makkelijk bereikbaar tijdens de kantooruren en beschikt hij of zij over een eigen mailadres of telefoonnummer. Hou zeker ook rekening met meertaligheid als de situatie en bedrijfscultuur daarom vraagt.  

Een vertrouwenspersoon aanstellen

We adviseren om minstens twee vertrouwenspersonen aan te stellen, vooral bij meerdere locaties of ploegenarbeid, zodat er per locatie of ploeg een vertrouwenspersoon beschikbaar is. Op die manier kunnen werknemers altijd ook terecht bij een vertrouwenspersoon die los staat van het team als ze zich daar comfortabel bij voelen.

Het aanstellen van meerdere vertrouwenspersonen heeft daarenboven als voordeel dat ook zij onderling ervaringen kunnen uitwisselen (steeds met respect voor anonimiteit van de verzoekers). 

Procedure vertrouwenspersoon aanstellen

Nadat de geschikte kandidaat / kandidaten gevonden zijn, dienen zij officieel te worden aangesteld. Dit dient te gebeuren in het CPBW (BOC), met een akkoord van de afgevaardigden van zowel werknemers als de werkgever. 

Als er in de onderneming geen CPBW (BOC) is, dient bovenstaande procedure te worden opgenomen met de vakbondsafvaardiging. Indien ook deze niet aanwezig is, dient dit te verlopen via rechtstreekse participatie van alle werknemers.

Man heeft vertrouwelijk gesprek met vertrouwenspersoon

Ondersteuning via Premed

Naast de opleidingen die we organiseren (zie hieronder), staan onze preventieadviseurs psychosociale aspecten steeds klaar om vertrouwenspersonen bij te staan met ad hoc adviesverlening en ondersteuning, bijvoorbeeld in het geval van complexe dossiers, wanneer doorverwijzing nodig is of als klankbord voor de vertrouwenspersoon zelf in cases die hem/haar zwaar aangrijpen, enz.

Opleidingen vertrouwenspersonen

Elke vertrouwenspersoon dient een verplichte basisopleiding te volgen van 5 dagen, en deze afgerond te hebben ten laatste 2 jaar na zijn/haar aanstelling. Wij adviseren echter om elke nieuwe vertrouwenspersoon zo snel mogelijk in te schrijven. Op deze manier kan hij/zij het snelst worden ingezet om op een correcte manier de rol van vertrouwenspersoon te vervullen. 

Daarnaast is het belangrijk dat vertrouwenspersonen up-to-date blijven wat betreft kennis en vaardigheden. De wetgeving schrijft daarom voor dat elke vertrouwenspersoon minstens jaarlijks een supervisiemoment volgt. Deze momenten bieden tegelijkertijd een klankbord aan vertrouwenspersonen die willen reflecteren over complexe cases die ze behandeld hebben. 

Premed organiseert meerdere keren per jaar een basisopleiding voor vertrouwenspersonen en hetzelfde geldt voor de supervisiemomenten.

Opleidingen

Opfrissingscursus voor vertrouwenspersonen

Ben je vertrouwenspersoon, maar is het alweer enkele jaren g...

Premed - Tiensevest 61/2 - 3010 Leuven

Psychosociale risico's
(+1)
Sluiten
Subdomeinen
  • Vertrouwenspersoon op het werk
Meer lezen

Beschikbare data voor deze opleiding

  • 15/10/2024

Basisopleiding vertrouwenspersonen

Bent u aangesteld als vertrouwenspersoon? Als luisterend oor...

De Hoeve - Dorpsstraat 1b - 3020 Winksele

Psychosociale risico's
(+1)
Sluiten
Subdomeinen
  • Vertrouwenspersoon op het werk
Meer lezen

Beschikbare data voor deze opleiding

  • 05/11/2024
  • 21/01/2025

Downloads

Poster Ken jij onze vertrouwenspersonen

Bestand
Downloaden

Bemiddeling - Informatie voor leidinggevende

Bestand
Downloaden

Gezocht - Vertrouwenspersonen

Bestand
Downloaden

Bemiddeling - Informatie voor werknemers

Bestand
Downloaden

Verwijzing Vertrouwenspersoon en Preventieadviseur Psychosociale aspecten

Bestand
Downloaden

De vertrouwenspersoon - Infofiche

Bestand
Downloaden

De vertrouwenspersoon - Infofiche

Bestand
Downloaden

Gerelateerd nieuws

gesprek
27.11.2023

Verplichte aanstelling vertrouwenspersoon

Het hing al een tijdje in de lucht en nu is het officieel: voortaan is een verplichte aanstelling van een vertrouwenspersoon noodzakelijk voor werkgevers die 50 of meer werknemers tewerkstellen. In on...
Meer lezen