De kritieke tijdlijn in 2026: 4 en 8 weken
De hoeksteen van het versterkte terug-naar-werk-beleid is een actieve en strakke opvolging tijdens de eerste fase van de arbeidsongeschiktheid. Het doel is het contact tussen werkgever en medewerker te behouden, sociaal isolement te voorkomen en sneller te kunnen schakelen richting een haalbare werkhervatting.
- Na 4 weken: verplichte melding aan de preventiedienst. Is een medewerker vier weken ononderbroken arbeidsongeschikt, dan ben je als werkgever verplicht dit te melden aan de preventiedienst. Dit moment is cruciaal om het traject niet te laten stilvallen. De preventiedienst informeert de werknemer vervolgens over de mogelijkheden tot ondersteuning, zoals een bezoek voor de werkhervatting en de opties binnen re-integratietrajecten .
- Na 8 weken: beoordeling van het arbeidspotentieel. Na acht weken volgt een beslissende stap: de objectieve inschatting van het arbeidspotentieel. Hierbij wordt onderzocht of en in welke mate werkhervatting mogelijk is, bijvoorbeeld via aangepast werk, een tijdelijke taakwijziging of een aangepast uurrooster. Op basis daarvan kan je gericht beslissen of een informele aanpak volstaat of dat een formeel traject aangewezen is.
Dialoog boven procedure: het bezoek voor de werkhervatting
Een fundamentele doorbraak in de nieuwe wetgeving is dat je als werkgever voortaan zelf een bezoek voor de werkhervatting kunt aanvragen bij de preventiedienst. Dit initiatiefrecht lag vroeger uitsluitend bij de werknemer.
In de praktijk verdient dit informele bezoek vaak de voorkeur boven een formeel re-integratietraject. Een formele procedure start immers sneller met meer formele communicatie, wat de relatie onder druk kan zetten.
Het bezoek voor de werkhervatting daarentegen verloopt vrijwillig en oplossingsgericht. Het overleg met de arbeidsarts laat toe om zonder juridische druk te verkennen welke aanpassingen de drempel voor terugkeer kunnen verlagen. Het is een constructieve manier om preventief te handelen vóór een situatie verhardt.
Formeel re-integratietraject: wie kan of moet dit opstarten?
Wanneer de eerste informele stappen niet tot een resultaat leiden, kan een formeel re-integratietraject aan de orde zijn. Hierbij maakt de wetgever een belangrijk onderscheid op basis van de bedrijfsgrootte:
- Werkgevers met 20 of meer werknemers: voor deze groep wordt een formeel re-integratietraject de standaardroute wanneer na de screening van 8 weken blijkt dat er effectief arbeidspotentieel aanwezig is.
- Kleinere werkgevers (-20 WN): voor ondernemingen met minder dan 20 werknemers blijft het opstarten van dit traject op dat moment optioneel.
- Toestemming: belangrijk is dat tijdens de eerste fase van de ziekte een formeel re-integratietraject enkel kan worden opgestart met de uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de werknemer.
Praktisch helpt het om re-integratie niet alleen individueel te bekijken, maar ook structureel te ondersteunen via een collectief re-integratiebeleid , bijvoorbeeld door vooraf na te denken over mogelijke vormen van aangepast werk en werkorganisatie.
Medische overmacht: termijn ingekort naar 6 maanden
Wanneer een terugkeer naar de werkvloer definitief onmogelijk lijkt, kan de procedure medische overmacht worden opgestart om de arbeidsovereenkomst te beëindigen.
- Van 9 naar 6 maanden. De belangrijkste wijziging is de verkorting van de termijn. Voorheen kon deze procedure pas na negen maanden ononderbroken arbeidsongeschiktheid worden ingezet; vanaf 1 januari 2026 is dat al na zes maanden. Dit geeft sneller rechtszekerheid in dossiers waar werkhervatting medisch uitgesloten is.
Financiële en administratieve gevolgen
Naast de procedurele wijzigingen bevat het nieuwe beleid ook een aantal maatregelen die een directe impact hebben op loonkosten en interne afspraken:
- Hervaltermijn gewaarborgd loon. De termijn waarbij je als werkgever opnieuw gewaarborgd loon verschuldigd bent bij herval, wordt verlengd van 14 dagen naar 8 weken. Dit betekent dat wanneer een medewerker binnen de acht weken na werkhervatting opnieuw uitvalt door dezelfde oorzaak, je niet opnieuw gewaarborgd loon hoeft te betalen.
- Ziektebriefjes en medische overmacht. Werknemers kunnen voortaan nog maximaal 2 keer per kalenderjaar (vroeger 3 keer) gebruikmaken van de vrijstelling om voor één dag ziekte geen medisch attest voor te leggen.
- Aanpassing arbeidsreglement. Je bent vanaf 1 januari 2026 wettelijk verplicht om de procedure voor contactbehoud met zieke medewerker, je zogenaamd ‘actief afwezigheidsbeleid’, expliciet op te nemen in het arbeidsreglement.
Verplichte toevoeging in het arbeidsreglement: contact houden tijdens ziekte
Vanaf 1 januari 2026 ben je als werkgever verplicht om je procedure rond contactbehoud met arbeidsongeschikte medewerkers expliciet op te nemen in het arbeidsreglement. Het doel is duidelijkheid creëren voor beide partijen: wie neemt wanneer contact op, via welk kanaal, en hoe wordt de opvolging georganiseerd?
Premed ondersteunt je bij het opstellen van een werkbare procedure die past bij je organisatie. Meer informatie vind je op onze pagina Contact houden met werknemer .
Wat zet je best concreet in het arbeidsreglement?
- het eerste contactmoment (bv. na 1 week of 2 weken afwezigheid)
- wie het contact opneemt (leidinggevende, HR of een vaste contactpersoon)
- het doel van het contact (welzijn, opvolging, werkhervatting bespreekbaar maken)
- hoe je omgaat met privacy en grenzen (respectvol en niet-controlerend)
- wanneer doorverwijzen naar de preventiedienst (bv. bij >4 weken afwezigheid)
Adviezen voor werkgevers
- Actualiseer uw arbeidsreglement. Zorg dat de procedure voor contactname tijdens ziekte is vastgelegd om aan de nieuwe verplichting te voldoen.
- Zet in op het bezoek voor de werkhervatting. Maak gebruik van je initiatiefrecht om een informeel bezoek bij de arbeidsarts aan te vragen. Meer info: bezoek voor de werkhervatting .
- Bewaak de 8-weken stap rond arbeidspotentieel. Maak tijdig de vertaalslag naar aangepast werk of een formeel traject. Info over arbeidspotentieel: arbeidspotentieel.
- Maak re-integratie werkbaar met een collectieve aanpak. Denk vooraf na over mogelijkheden binnen een collectief re-integratiebeleid .
- Vroeg handelen loont. Hoe sneller je als werkgever betrokken blijft bij het herstelproces, hoe groter de kans op een duurzame en succesvolle werkhervatting.
Gratis webinar: Re-integratie 2026 – krijg grip op langdurige uitval en vermijd sancties
Wil je de nieuwe regels vanaf 1 januari 2026 correct toepassen in je organisatie? In dit gratis webinar krijg je een praktische toelichting over terug-naar-werk, arbeidspotentieel, re-integratietrajecten en de belangrijkste aandachtspunten voor werkgevers.