Waarom deze verplichting?
De drempel om terug te keren naar het werk wordt elke dag dat iemand thuiszit een beetje hoger. Werknemers voelen zich geïsoleerd of zijn bang dat ze "vervangen" zijn. Door contact te houden, blijft de band met het bedrijf bestaan.
Dit kadert in een zogenaamd "actief aanwezigheidsbeleid". Het gaat niet om het controleren van de ziekte (dat is de taak van een controlearts), maar om het polsen naar het welzijn en de mogelijkheden tot terugkeer.
Wat moet er in het arbeidsreglement staan?
U moet transparant zijn over hoe en wanneer u contact opneemt. Uw procedure moet minstens de volgende elementen bevatten:
1. Wie neemt contact op?
Duidelijkheid is cruciaal. Is het de directe leidinggevende (die de persoon het beste kent) of HR (voor de zakelijke kant)?
- Leidinggevende: Ideaal voor het sociale aspect ("Hoe gaat het?", "We missen je").
- HR: Geschikt voor de procedurele stappen (bv. rond de 8ste week voor de inschatting arbeidspotentieel).
2. Frequentie en tijdlijn
Het contact moet gedoseerd zijn. Te veel bellen voelt als controle, te weinig als onverschilligheid. Een goede richtlijn is:
- Korte afwezigheid (< 2 weken): Geen formeel contact nodig, tenzij voor praktische overdracht.
- Middellange termijn (2-8 weken): Een telefoontje rond week 2 of 3 om beterschap te wensen.
- Langdurig (> 8 weken): Hier wordt het kritiek. Rond week 8 moet er contact zijn over de "inschatting arbeidspotentieel" (verplicht). Daarna is een maandelijks contactmoment (bv. "koffiemoment") aan te raden.
3. Respect voor de werknemer (De 'Pauzeknop')
Uw procedure moet ook grenzen stellen. Sommige ziektes (bv. burn-out of zware behandelingen) vragen om absolute rust.
Ook het recht op deconnectie geldt: contacten vinden plaats tijdens de kantooruren en gaan over de persoon, niet over lopende dossiers.
Gebruik onze template voor uw Arbeidsreglement
U hoeft deze tekst niet zelf te verzinnen. Premed heeft een juridisch onderbouwde modeltekst (korte en uitgebreide versie) klaarstaan die u direct kan integreren in uw arbeidsreglement.
Volg onze webinar en ontvang deze templates
Tips voor een goed gesprek
- Toon empathie. Vraag "Hoe voel je je?" in plaats van "Wanneer kom je terug?".
- Geen medische vragen. U mag als werkgever niet vragen naar de diagnose of behandeling. Dat is privé.
- Informeer over opties. Wijs de werknemer op de mogelijkheid van een "bezoek voorafgaand aan werkhervatting" bij de arbeidsarts. Dit is gratis en vrijblijvend.
- Respecteer de stilte. Neemt de werknemer niet op? Spreek een vriendelijk bericht in en laat het initiatief bij de werknemer.